Volikogu sekretär

Haridus
Haridustase: keskeri
Kõrgharidus omandamisel - Tartu Ülikooli  kutseõppe õpetaja eriala üliõpilane

Teenistuskäik Otepää Vallavalitsuses

01.04.2026 - lisaks menetleja ametikoht 0,3 töökohta
06.10.2025 - volikogu sekretär

VOLIKOGU SEKRETÄRI AMETIJUHEND

I  ÜLDOSA

1. Ametikoha nimetus                       volikogu sekretär

2. Ametisse nimetaja                        vallavanem

3. Kellele allub                                  vallasekretär

4. Asendajad                                    sekretär

5. Keda asendab                              sekretär

6. Ametikoha eesmärk                     vallavolikogu ja vallakantselei asjaajamise korraldamine ja  tehniline teenindamine

II  TEENISTUSÜLESANDED

7. Volikogu sekretär:

7.1 registreerib sissetuleva posti, edastab selle täitjatele ja korraldab dokumendiringlust;

7.2 registreerib väljamineva posti ja korraldab selle edastamist adressaadile;

7.3 teostab vallavolikogu istungite tehnilist ettevalmistamist, vormistab otsused ja määrused ning protokollib istungeid;

7.4 edastab materjalid volikogu komisjonidele, teostab vallavolikogu komisjonide koosolekute tehnilist ettevalmistamist ja vajadusel protokollib neid;

7.5 valmistab ette ja protokollib volikogu esimehe juures toimuvaid nõupidamisi;

7.6 korraldab isikute vastuvõttu volikogu esimehe juurde;

7.7 edastab haldusakti adressaatidele volikogu õigusaktide ärakirjad ja muud asjasse puutuvad dokumendid;

7.8 tagab volikogu poolt vastuvõetud õigusaktide avalikustamise;

7.9 menetleb otepäälase kaardi taotlusi;

7.10 kasutab elektroonilist dokumendihalduse programmi Amphora;

7.11 loeb igapäevaselt elektronposti aadressile saabunud kirju ja vastab neile;

7.12 annab vajadusel oma tegevusest ülevaate iga nädala esmaspäeval;

7.13 abistab dokumentide arhiveerimisel ja arhiividokumentide koostamisel, väljastab arhiivist dokumentide ärakirju;

7.14 peab liigitusskeemis ettenähtud dokumentide toimikuid ja esitab need korrastatult arhiveerimiseks iga aasta 1. veebruariks;

7.15 osutab tasulise paljundamise ja skaneerimise teenust, võtab vastu kuulutusi ja teateid ajalehes Otepää Teataja või valla kodulehel avaldamiseks;

7.16 juhindub teenistusülesannete täitmisel valla asjaajamise korrast, sisekorraeeskirjadest ja muudest õigusaktidest;

7.17 edastab ja täidab volikogu esimehe ühekordseid ülesandeid;

7.18 täidab vahetu ülemuse teenistusalaseid korraldusi ja muid õigusaktidega pandud ülesandeid.

III  ÕIGUSED

8. Volikogu sekretäril on õigus:

8.1 teha vahetule ülemusele oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja probleemide ärahoidmiseks ja lahendamiseks ettepanekuid;

8.2 saada vallaametnikelt ning vallaasutustelt informatsiooni, dokumente jms, mis on vajalikud tema teenistusülesannete täitmiseks;

8.3 saada ametialast koolitust;

8.4 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikud töövahendid;

8.5 kasutada teenistusülesannete täitmiseks vallavalitsuse transpordivahendit vastavalt kehtivale korrale.

IV  VASTUTUS

9. Volikogu sekretär vastutab:

9.1 talle pandud teenistusülesannete õigeaegse ja täpse täitmise eest;

9.2 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste isikute perekonna- ja eraelu puudutavate andmete ning muu ainult asutuse siseseks kasutamiseks määratud informatsiooni hoidmise eest;

9.3 tema kasutusse antud vara säilimise, korrasoleku ja sihipärase kasutamise eest.

V AMETIJUHENDI MUUTMINE

10. Ametijuhendit võib muuta:

10.1 volikogu sekretäri ja vallavanema kokkuleppe alusel;

10.2 juhtudel mil muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada vallakantselei tööd;

10.3 vallavanema poolt enne uue volikogu sekretäri teenistusse nimetamist.

MENETLEJA AMETIJUHEND

1. Üldosa

1.1. Ametikoha nimetus: menetleja

1.2. Ametisse nimetamine: vallavanem

1.3. Kellele allub: vallasekretär

1.4. Ametikoha eesmärk: keskkonnaloa taotluste menetlemine ja keskkonnajärelevalve

2. Teenistuskohustused

Menetleja:

2.1. menetleb keskkonnaloa taotlusi;

2.2. teostab keskkonnakaitsega seotud järelevalvet;

2.3. osaleb valdkonda puudutavate õigusaktide eelnõude koostamisel;

2.4. vastab teenistusülesannetega seotud avaldustele, päringutele ja teabenõuetele;

2.5. kasutab töövahendina dokumendihalduse programmi Amphora;

2.6. peab dokumentide liigitusskeemis ettenähtud toimikuid;

2.7. loeb igapäevaselt elektronposti aadressile saabunud kirju ja vastab neile;

2.8. täidab muid vallavanema ja vallasekretäri teenistusalaseid korraldusi ja õigusaktidega pandud ülesandeid.

3. Vastutus

Menetleja vastutab:

3.1. talle pandud teenistuskohustuste õigeaegse, õige ja täpse täitmise eest;

3.2. oma tegevuse ja tema poolt väljaantavate dokumentide õigsuse ja seadustele ning määrustele vastavuse eest;

3.3. talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuste, teiste inimeste perekonna- ja eraelu puudutavate andmete ning muu ainult asutuse siseseks kasutamiseks määratud informatsiooni hoidmise eest;

3.4. tema kasutusse antud vara jm. vahendite säilimise ja korrasoleku ning sihipärase kasutamise eest.

4. Õigused

Menetlejal on õigus:

4.1. teha ettepanekuid vahetule ülemusele oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja probleemide lahendamiseks;

4.2. saada tööks vajalikku informatsiooni ja dokumente teistelt valla ametnikelt ja asutustelt vastavalt kehtivale korrale;

4.3. saada teenistuseks vajalikku ametialast täiendkoolitust ja kirjandust vastavalt omavalitsuse rahalistele võimalustele kooskõlastatult vahetu ülemusega;

4.4. saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat, arvutiprogramme ning tehnilist abi nende kasutamisel;

4.5. kasutada teenistusülesannete täitmiseks vallavalitsuse transpordivahendit vastavalt kehtestatud korrale.

5. Ametijuhendi muutmine

Ametijuhendit võib muuta:

5.1. menetleja ja vallavanema kokkuleppe alusel;

5.2. juhtudel mil muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada vallavalitsuse tööd;

5.3. vallavanema poolt enne uue menetleja teenistusse nimetamist.